Jalosta sopimus, ennakoi prosessi

Teollisen muotoilijan Sauli Pietikäisen mielestä tärkeintä sopimusneuvotteluissa on saavuttaa erinomainen vuorovaikutuksen taso. Pilarit yhteistyölle luodaan kokonaisvaltaisesta ymmärtämisestä.

Pietikäinen pääsi rakentamaan perusteet projektien hallinnalle opiskeluaikoina Kuopion Muotoiluakatemian Muotoiluforumissa jo seitsemän vuotta sitten, mutta nykyinen työ asiakasprojektien parissa on opettanut paljon sopimusten ja neuvotteluiden kultaisesta keskitiestä.

”Jos kyseessä on tunnin palaveri, 50 minuuttia siitä on asiakkaan kuuntelemista.”

Pietikäisen mukaan liian väljät neuvottelut johtavat laveaan sopimukseen, jossa suunnittelija lopulta häviää taloudellisesti. Jos esimerkiksi iteraatioiden määrää ei ole ennalta sovittu, voi asiakas teetättää korjauksia loputtomasti. Toisaalta kymmenien sivujen pituiset lakitekstit voivat hidastuttaa ostopäätöstä tai pelästyttää asiakkaan kokonaan.

”Helposti tulee ajateltua, että mitä kattavampi sopimus, sen parempi. Monesti asiakkaat saattavat kuitenkin olla pieniä yrityksiä, joilla ei ole lakimiehiä apunaan. Jos laatii liian raskaan sopimuksen, saattaa sabotoida itsensä. Sopimukseen täytyisi laittaa vain olennaiset asiat.”

Mikä sitten on olennaista sopimusneuvotteluissa?

Ensinnäkin toinen osapuoli on hyvä saada ymmärtämään heti alussa, että luova työ on aina prosessi, jonka tiimellyksessä suunnittelijasta ja asiakkaasta tulee tiimi. Silloin yhdessä edetään neuvotellen, ei sanellen. Asiakkaalle on hyvä muistuttaa, että suunnittelutyössä jotkut asiat voivat mennä sovitusta poiketen eri tavalla. Avoin keskustelu lisää kuitenkin luottamusta ja yhteisymmärrystä – ja voivathan yllätykset olla myös positiivisia.

”Sudenkuoppia välttääkseen kannattaa myös kirjata asiakkaan vastuut kuten se, mitkä aineistot pitää toimittaa ja missä ajassa se pitää tehdä. Tarjous ja sopimus tehdään aina erikseen.”

Vuonna 2014 Pietikäinen suunnitteli kaupalliseksi tuotteeksi taskukokoisen osteoporoosin seulontalaitteen kuopiolaiselle startup-yritykselle. Tuotteen oikeudet siirtyivät lähes sellaisenaan asiakkaalle, mutta tuotteen rinnalle ideoituun kolmiosamittaan haettiin patentti. Tuotekehityksessä projekti vaiheistettiin niin tekemisen kuin sopimustenkin näkökulmasta.

”Tuotteesta tehtiin kymmeniä prototyyppejä, joista ensimmäiset pajalla itse valmistaen. Poikkeuksellista projektissa oli se, että muotoilupuoli hoiti myös mekaniikkaan ja alihankintaan liittyvät haasteet.”

Referenssien käytöstä kannattaa neuvotella

Heti valmistumisensa jälkeen Pietikäinen työskenteli kevytyrittäjänä. Kevytyrittäjyydessä maksetaan 24 prosentin arvonlisävero sekä palvelumaksu, jolla katetaan laskujen lähettäminen, eläkemaksut, lakisääteiset vakuutukset ja sosiaaliturvamaksuista aiheutuneita kustannuksia. Vaihtoehto on Pietikäisen mielestä kallis, mutta se mahdollistaa monipuolisen työnteon uran epävarmassa alkuvaiheessa eikä vähennä vaikeassa työtilanteessa työttömyyskorvauksia. Jo kevytyrittäjänä Pietikäinen huomasi, että referenssien käytöstä on tärkeää neuvotella.

”Referenssit tuovat uskottavuutta ja niillä pystyy kuvaamaan työtään uusille asiakkaille. Tästä kannattaa jo sopimuksen alkuvaiheessa jutella. Jos asiakas haluaa pitää tuotteen pöytälaatikossa pidempään markkinasuojelusyistä, kannattaa kysyä missä vaiheessa referenssit voisi ottaa taas uudelleen puheeksi.”

Pietikäisen mukaan sopimusten laatiminen teollisen muotoilun alalla on hieman kuin villi länsi, jossa kuitenkin onnistutaan luovimaan hyviä lopputuloksia. Tämä johtuu siitä, että muotoilijoiden suunnittelutyötä arvostetaan ja Suomessa vallitsee hyvä luottamuksen kulttuuri.

 

Kuka?

Syntynyt: 1990
Kaupunki: Syntynyt Lohjalla, asuu Helsingissä
Koulutus: Teollinen muotoilija
Ura: Tehnyt perinteistä tuotekehitystä, palvelumuotoilua, graafista suunnittelua, markkinointimateriaali -kokonaisuuksia ja 2D/3D-animaatioita, sekä erilaisia virtuaalitodellisuuden toteutuksia.
Työ: Työskentelee muotoilutoimisto Design Reformilla asiakasprojektien parissa ja vastaa yrityksen palveluiden tuotteistamisesta ja markkinointi-ilmeestä. Vuodesta 2016 lähtien TKO:n puheenjohtaja

Teksti ja kuva: Jenna Heino