Opi neuvottelemaan – ansaitse paremmin

Kuva: Raxpixel / Unsplash
Kuva: Raxpixel / Unsplash

Miten neuvotteluihin kannattaa valmistautua? Miten välttää ”hankalan tyypin” maine? Miten hyvä yhteistyö syntyy? Ammattineuvottelija, tietokirjailija ja juristi Lottaliina Pokkinen antoi ornamolaisille omat neuvonsa. Poimi talteen Pokkisen vinkit onnistuneisiin neuvotteluihin!

Valitse luova ja keskusteleva neuvottelutyyli

On olemassa kahdenlaisia neuvottelutyylejä: asemasota sekä luova ja keskusteleva neuvottelutyyli. Asemasodan tähtäimenä on voitto – pyritään saamaan itselle enemmän kuin toiselle. Keskustelevassa neuvottelutyylissä tähtäimenä sen sijaan on sopimus, joka hyödyttää molempia osapuolia. Keskustelua ohjataan luovasti eteenpäin kuuntelemalla ja kysymällä. Tässä neuvottelutyylissä luovan alan ihmisillä on hyvät edellytykset menestyä, sillä he osaavat monesti tarjota tilaajalle luovan keskustelun johdosta jotain sellaista, jota tämä ei ole edes osannut pyytää. Lopputuloksena molemmat voittavat.

Tunnista oma käyttäytymistyylisi

Persoonallisten erojen ymmärtäminen on neuvottelutilanteissa tärkeää, sillä neuvottelut käydään ihmisten kesken. Se, miten käyttäydyt neuvottelijaa kohtaan vaikuttaa siihen, kuinka neuvottelut etenevät. Kun tunnistat itsellesi luontaisen käyttäytymistyylin uskallat paremmin olla ”oma itsesi” neuvottelutilanteessa. Käyttäytymistyylien ymmärtäminen auttaa myös hyväksymään sen, että neuvottelijat ovat erilaisia, ja että omaa käyttäytymistä voi tarpeen mukaan muuttaa yhteisen sävelen löytymiseksi. Yksi tapa havainnoida ja analysoida omaa luontaista käyttäytymistään on esimerkiksi Extended DISC -menetelmä. Lue siitä lisää täällä.

Valmistaudu huolellisesti

Mihinkään neuvottelutilanteeseen ei kannata mennä valmistautumatta. Selvitä, millaisia sopimuksia alallasi tehdään, jotta voit suhteuttaa omat ehdotuksesi alan yleisiin käytäntöihin. Valmistaudu myös kertomaan omasta osaamisestasi. Voit esimerkiksi pyytää suosituksia yhteistyökumppaneilta ja käyttää niitä hyödyksesi kertoessasi osaamisestasi. Tärkeää on myös selvittää tarkasti toisen osapuolen tarpeet, jotta pystyt myymään oman osaamisesi niin, että se vastaa neuvottelukumppanin tarpeita mahdollisimman hyvin.

Mieti valmiiksi myös vaihtoehtoja: mitä teen, jos sopimusta ei synnykään? Kun sinulla on vaihtoehto, on helpompaa olla neuvottelutilanteessa itsevarma. Jos taas vaihtoehtoja ei ole, ei välttämättä ole myöskään kärsivällisyyttä keskustella asiasta, eikä lopputulos silloin yleensä ole paras mahdollinen.

Kiinnitä huomiota neuvottelun ilmapiiriin

Miten neuvottelut sitten olisi parasta käydä? Pitäisikö tavata, puhutaanko puhelimessa vai neuvotellaanko sähköpostin välityksellä? Aidon neuvotteluyhteyden muodostumisen kannalta paras vaihtoehto on tapaaminen, mutta aina se ei ole mahdollista. Jos neuvottelut käydään sähköpostilla, kannattaa ainakin jossain vaiheessa soittaa ja esittäytyä, jotta saa neuvottelukumppaniin henkilökohtaisen yhteyden. Tämän jälkeen neuvotteluja voidaan jatkaa sähköpostilla. Käytiinpä neuvottelut millä tyylillä tahansa, kannattaa niihin kuitenkin aina varata tarpeeksi aikaa, sillä kiire ei sovi neuvotteluihin.

Kiinnitä myös huomiota neuvottelun ilmapiiriin. Luo toiselle osapuolelle sellainen tunne, että asia saadaan hoidettua. Voit esimerkiksi todeta, että ”onpa kiva päästä puhumaan tästä asiasta.” Sillä on suuri merkitys lopputuloksen kannalta, että molemmilla osapuolilla on neuvottelutilanteessa miellyttävä olo.

Neuvottelutilanteessa kannattaa ymmärtää, että molemmilla osapuolilla on yhteinen tavoite: saada sopimus tehtyä. On tärkeää olla ottamatta ongelmia henkilökohtaisesti ja erottaa ihmiset ja asiat toisistaan. Asiat voivat olla vaikeita, mutta ihmisiä kohtaan kannattaa aina osoittaa arvostusta.

Puhu rahasta avoimesti, selvitä tarpeet

”Yleensä minulle on vastaavista töistä maksettu x euroa. Miten tämä suhteutuu teidän budjettiinne?” Tämä on yksi esimerkki tavasta, jolla rahasta on helppo puhua. Vaikka raha on vain yksi osa sopimusta, suhtaudutaan siihen usein suurimmalla kiinnostuksella. Neuvottelutilanteessa on tärkeää saada toinen osapuoli ymmärtämään, mitä hän saa rahaa vastaan. Kun neuvottelukumppanin tarpeet käydään riittävän avoimesti läpi, on oma työ mahdollista paketoida niin, että se täyttää täydellisesti tilaajan tarpeen – ja että tästä on myös syytä maksaa asianmukainen korvaus.

Tee aina kirjallinen sopimus ja vaali yhteistyösuhdetta

Sopimus kannattaa tehdä aina niin, että siitä jää kirjallinen todiste. Kun tekee selkeän kirjallisen sopimuksen, ei tule jälkikäteen ongelmia. Kirjallinen todiste voi olla vaikkapa sähköposti, johon on kirjattu sopimuksen olennaiset ehdot.

Yhteistyö ei pääty sopimuksen allekirjoittamiseen vaan yleensä vasta alkaa siitä. Siksi on tärkeää noudattaa solmittua sopimusta ja vaalia yhteistyösuhdetta. Kun yhteistyö on ohi, kannattaa kertoa kumppanille, jos yhteistyö oli hyvin hoidettu. Voit myös pyytää yhteistyökumppanilta palautetta, jota voit käyttää hyödyksi tulevissa neuvotteluissa.

 

Lottaliina Pokkisen tietokirja ”Artisti maksaa. Neuvotteluopas luoville aloille” julkaistiin viime syksynä. Kirjaa voi tilata alennushintaan tästä linkistä.