Ornamon tietosuojaseloste

 

päivitetty 17.5.2018

 

Rekisterinpitäjän tiedot

Ornamo ry

Annankatu 16 b 35-36
00120 Helsinki

 

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa:

Sari Vesanen

sari.vesanen(at)ornamo.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn periaatteet

Ornamo huolehtii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön mukaisesti siitä, että sen toiminnassa tapahtuva henkilötietojen käsittely on lainmukaista ja rekisteröityjen kannalta läpinäkyvää.

Rekisteritiedot säilytetään asianmukaisesti ja huolellisesti. Ornamo käyttää tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyn tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Henkilötietoja kerätään vain Ornamon toiminnan kannalta tarpeellisessa laajuudessa ja niitä vastaavasti käytetään vain Ornamon toiminnan kannalta tarpeellisiin ja lainmukaisiin tarkoituksiin. Henkilötietojen keräämisestä tiedotetaan rekisteröityjä asetuksen edellyttämällä tavalla.

Ornamo myös pyrkii oma-aloitteisesti pitämään hallussaan olevat henkilötiedot ajantasaisina ja poistaa henkilötiedot kohtuullisessa ajassa sen jälkeen, kun niiden käsittelylle ei enää ole olemassa EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen pohjautuvaa oikeutusta tai käsittelyperustetta, kuten lakiin perustuvaa velvoitetta, rekisteröidyn suostumusta, rekisterinpitäjän oikeutettua etua tai sopimusta.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisena oikeusperusteena on

– jäsenen, työntekijän tai yhteistyökumppanin (”rekisteröidyt”) suostumus;

– sopimuksen valmistelu tai täytäntöönpano;

– lakiin perustuva velvoite; tai

– rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu, paitsi jos henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu arvioidaan asetuksen mukaisesti suhteessa rekisteröidyn perusoikeuksiin ja -vapauksiin. Rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta on kysymys yhdistyksen tarkoituksen toteuttamisen kannalta olennaisissa asioissa, kuten etsiessämme uusia rekrytoitavia jäseniä tai yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeitä yhteistyökumppaneita, pyrkiessämme tekemään yhteistyötä rekisteröityjen kanssa sekä viestiäksemme rekisteröidyille toimintamme kannalta merkityksellisistä, oletettavasti myös rekisteröidyille itselleen olennaisista asioista.

Ornamon yhteistyökumppanilla tarkoitetaan Ornamon sopimuskumppaneita, sidosryhmiä ja muita muotoilualaan liittyviä toimijoita, joiden kanssa tehdään tai pyritään tekemään yhteistyötä.

 

Henkilötietojen käsittelytarkoitukset

Käsittelytarkoitukset sisältävät seuraavat tilanteet:

– Jäsen-, työ- tai yhteistyösuhteen hoitaminen, hallinta, kehittäminen, laadun varmistaminen, jäsenpalvelun toteuttaminen sekä liike- ja palvelutapahtumien varmistaminen.

– Jäsen- tai yhteistyökumppanisuhteen analysointi ja ryhmittely, tietokokonaisuuksien hallinta ja kehittäminen, viestinnän ja markkinoinnin kohdentaminen sekä kampanja– ja kontaktihistorian hallinta.

– Ornamon toiminnan sekä palvelu- ja tuotetarjoaman toteuttaminen, analysointi, raportointi ja kehittäminen.

 

Rekisterin sisältö

Jäsentä, työntekijää tai yhteistyökumppania yksilöivät tiedot:

– Nimi

-Puhelinnumero

-Osoite

-Sähköpostiosoite

-Syntymäaika

-Muut henkilön antamat henkilötiedot

 

Henkilötietojen lähteet

Jäseneen, työntekijään tai yhteistyökumppaniin liittyviä tietoja kerätään asianosaiselta itseltään Ornamoon rekisteröitymisen tai työsuhteen yhteydessä, tuotteiden ja palveluiden käytön yhteydessä, internetpalvelun omat tiedot -osiossa, jäsenpalvelun yhteydessä sekä muutoin suoraan jäseneltä, työntekijältä tai yhteiskumppanilta.

Tietoja päivitetään myös väestörekisteristä ja muista julkisista tietopalveluista.

 

Henkilötietojen luovuttaminen

Ornamo voi luovuttaa henkilötietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Jäsenen tai yhteistyökumppanin tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:

  • Sivuston ja palveluidemme toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille, kuten maksupalvelun tarjoajille
  • Yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, mikäli tähän on saatu suostumus
  • Viranomaisille siinä tapauksessa, että laki, Ornamon etu tai kolmannen osapuolen etu niin vaatii.

 

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille sekä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille, eikä tietoja luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asianosaisen lupaa.

Henkilötiedot voivat siirtyä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos Ornamo tallentaa tai tallennuttaa henkilötietoja käyttämäänsä pilvipalveluun, jonka palvelin fyysisesti sijaitsee EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Näiltäkin osin Ornamo rekisterinpitäjänä sitoutuu varmistamaan, että pilvipalveluiden tietosuoja on korkealuokkaista ja muutoinkin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on muun muassa seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyyn liittyen (EU:n tietosuoja-asetuksen 15-22 artiklat):

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot rekisterinpitäjältä. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterissä olevaa itseään koskevaa tietoa poistettavaksi tai oikaistavaksi. Lisäksi hänellä on oikeus rajoittaa ja vastustaa itseään koskevien tietojen käsittelyä.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).