Muotoiluosaamisen kilpailuttaminen ei ole salatiedettä

Muotoilun käyttö kaupunkien kehittämisessä tulee teettämään ja tarjoamaan paljon töitä lähivuosina, kirjoittaa Kansainvälisen designsäätiön Toimiva kaupunki- hanketta luotsannut Tiina-Kaisa Laakso-Liukkonen. Erilaiset julkiset toimijat haluaisivat ostaa muotoiluosaamista, mutta ensin pitäisi osata tehdä hyvä tarjouspyyntö. Laakso Liukkonen vastaa alaa askarruttaviin kysymyksiin.

Miksi kilpailutukset koetaan vaikeiksi?

Muotoilu on poikkeavaa osaamista, jonka lopputulosta on joskus vaikea määritellä. Se on osaamisena usein mukana laajemmassa hankinnassa ja muotoilun paikkaa ja roolia on toisinaan vaikea erottaa ja määrittää. Muotoiluhankinnoissa on kyse vahvasti iteratiivisista hankkeista, eli sen määritteleminen mitä oikeastaan ostetaan, pitää olla avointa.

Hyvien laadullisten kriteerien puuttuminen on tällä hetkellä kompastuskivi. Mikä julkisella puolella on muotoilun hyvää laatua? Ymmärrys siitä syntyy kokemusten, esimerkkien ja erikokoisten tarjouspyyntöjen kautta.

Muotoiluhankinnoissa on kyse vahvasti iteratiivisista hankkeista,

eli sen määritteleminen mitä oikeastaan ostetaan pitää olla avointa.

 

Miksi kilpailuttaminen kannattaa?

Hyvin tehty kilpailutus houkuttaa sellaisia osaajia, jotka kaikki eivät edes välttämättä ole tarjouspyynnön laatijan tiedossa. Meidän pitäisi saada mahdollisimman paljon uusia osaajia tälle kentälle. Jos tehdään hyviä tarjouspyyntöjä ja kilpailuttamisesta tulee rutiinia, se synnyttää kiinnostusta ja sitä kautta tarjoajienkin määrä kasvaa.

Jos muotoilu halutaan mukaan merkittäviin hankkeisiin ja sitä kautta vaikuttamaan rakenteisiin, on kaikkien osapuolten etu, että toimitaan sääntöjen mukaan ja kilpailutetaan kunnolla. Kilpailutus on se ensimmäinen vaihe, jossa punnitaan asiakkaankin sitoutuneisuus.

Miten tehdään hyvä tarjouspyyntö?

Tarjouspyynnön tekemistä ei kannata ajatella inhottavana, ylimääräisenä projektina. Se on paremminkin mahdollisuus, joka pakottaa miettimään huolella mitä ollaan tekemässä. Ja sehän pitää muutenkin tehdä jossain vaiheessa.

Kun kuvataan jollekin toiselle tarkasti mitä ollaan tekemässä, oma toiminta kehittyy. Ostettavaa asiaa ei määritellä vain tarjouspyyntöä varten vaan pohditaan ja dokumentoidaan oma työ ja suunnitelmat huolella. Tarjouspyyntö syntyy siinä samalla.

Mistä tietää, kannattaako ostaa osaamista ulkopuolelta vai palkata asiantuntija talon sisälle?

Yksi tekijä on laajuus: miten paljon siinä aikaikkunassa jonka pystyt hahmottamaan, on tämän alan tekemistä? Kaikella asiantuntijuuden ostamisella ja käytöllä pitää olla organisaatiossa tarttumapinta. Jos talossa ei ole ketään, joka ymmärtää muotoilua, ja osaisi rakentaa asiantuntijan tai palvelun tuottajan kanssa uutta, mikään palvelu ei osu maaliin. Talon sisällä on oltava aina jonkinlainen ymmärrys, koska päätöksentekoa ei voi ulkoistaa.”

Muotoilijoiden pitäisi olla aktiivisemmin vaikuttamassa siihen millaisia tarjouspyyntöjä tulee

Miksi kilpailutukset eivät tällä hetkellä innosta muotoilijoita?

Tarjouspyynnöt eivät ole välttämättä lainkaan käyttäjälähtöisesti tehtyjä. Jonkun visualisoijan ja juristin pitäisi lyödä viisaat päänsä yhteen ja kokeilla kertaalleen miten tarjouspyynnöstä voisi saada ymmärrettävän ja selkokielisen. Myös muotoilijoiden pitäisi olla aktiivisemmin vaikuttamassa siihen millaisia tarjouspyyntöjä tulee; ei valittaa, että ne ovat huonoja, vaan ehdottaa minkälaisia ne voisivat olla. Tarjouspyynnön ei tarvitse olla pelkkä aanelonen täynnä tekstiä.

Kerro innostava esimerkki muotoilun käytöstä julkisissa hankinnoissa

Aktiivinen kehittämisote on tapa vaikuttaa kilpailutuskulttuuriin. Esimerkiksi Helsingin kaupungin opetusvirasto kokeili vuoden alussa palvelumuotoilun kilpailuttamisessa kaupungeille ihan uutta juttua: valitut toimistot tulivat pitämään yleisön eteen tunnin mittaisen avoimen esityksen siitä, miten he lähestyisivät opetusviraston palveluverkon rakentamista. Näiden esitysten ja valitun lähestymistavan pohjalta tehtiin päätökset.

Samalla viraston koko henkilökunta pääsi mukaan kuulemaan, millä tavoin palveluntarjoajat lähestyivät asiaa. Tilaisuudet toimivat siis myös hyvinä käytännönläheisinä koulutustilaisuuksina.

Tämä on parhaimmillaan sitä suunnittelun ja tekemisen yhdistämistä, mistä muotoilussa on kysymys, ja mitä julkinen sektori tarvitsee. Pitkiä ja aikavieviä suunnitteluprosesseja täytyy saada lyhennettyä, jotta uusia toimivia ratkaisuja saadaan nopeammin käyttöön.

Ornamon seminaari Vaikuttavaa vuoropuhelua muotoiluhankintoihin 8.6. pureutuu käyttäjäystävällisiin palveluihin ja tehokkaisiin toimintatapoihin. Tiina-Kaisa Laakso-Liukkosen vetämässä paneelissa muotoluhankinnoista keskustelemassa Jussi Kajala Tekesin Huippuostajat-ohjelmasta, Kaisa Lähteenmäki-Smith Valtioneuvoston kansliasta, Valtteri Nieminen Suomen Hankintajuristeista ja Iikka Lovio Palmu-palvelumuotoilutoimistosta.

Osallistu keskusteluun somessa: #muotoiluhankinnat.   

Aiheeseen liittyvä sisältö

Artikkeli

Millaisen pyörän kaupunkilainen haluaa?

Muotoilu otetaan osaksi julkisia hankintoja silloin, kun halutaan luoda palveluita, jotka todella palvelevat käyttäjiään.  Mitä käyttäjä palvelulta haluaa, miten hän…

Lue lisää
Teema

Julkisten hankintojen kehittäminen

Muotoilija osaa katsoa maailmaa käyttäjän näkökulmasta. Julkisella sektorilla muotoilun tuomia etuja ovat käyttäjälähtöisyyden lisäksi säästöt, kun onnistuneet ratkaisut lisäävät toiminnan…

Lue lisää