Vaikuttavaa vuoropuhelua muotoiluhankintoihin

Vaikuttavaa vuoropuhelua! Opas tulokselliseen muotoiluhankintaan. Oppaan kuvitus.

Ornamon julkisten muotoiluhankintojen tutkimus- ja kehittämishanke Vaikuttavaa vuoropuhelua muotoiluhankintoihin pyrkii edistämään muotoilun käyttöä julkisella sektorilla ja luomaan erityisesti haastaviin palvelumuotoiluhankintoihin toimivia käytäntöjä. Tavoitteena on muotoiluyritysten ja julkisen sektorin toimijoiden yhteistyön ja vuorovaikutuksen lisääminen niin yleisen markkinavuoropuhelun kuin hankintojen käytäntöjen tasolla. Hanke toteutetaan Uudenmaan liiton maakunnan kehittämisrahalla. 

Muotoilija osaa katsoa maailmaa käyttäjän näkökulmasta. Julkisella sektorilla muotoilun tuomia etuja ovat käyttäjälähtöisyyden lisäksi säästöt, kun onnistuneet ratkaisut lisäävät toiminnan tehokkuutta ja tuloksellisuutta. Muotoilu luo sujuvampaa arkea esimerkiksi sairaaloihin, päiväkoteihin, kouluihin, vanhusten palvelutaloihin tai osaksi digitaalisia palvelupolkuja. Muotoilulla kyetään vastaamaan käyttäjien todellisiin tarpeisiin.

Kysyntää ja tarvetta muotoilulle on, mutta toimivimmat hankintakäytännöt ovat vielä muotoutumatta. Ornamo tarttui osaltaan haasteeseen ja käynnisti keväällä 2013 tutkimushankkeen muotoilun käytöstä kunnissa. Vuosina 2015-2016 hankkeessa on kerätty tietoa muotoiluhankinnoista kysely- ja haastattelututkimuksella ja julkisten hankintojen ilmoituskanavan (HILMAn) muotoilua koskevien hankintojen analyysilla. Kevätkaudella 2016 järjestettiin koulutuksia ja seminaareja, jotka tähtäsivät sekä tilaajien että muotoilupalveluiden tarjoajien opastamiseen parhaisiin hankintakäytäntöihin ja suurimpien kuoppien yli hankintailmoituskoodien ja hankintamenettelyjen valinnasta sopimusteknisiin asioihin. Muotoiluhankintojen opas Vaikuttavaa vuoropuhelua! Opas tulokselliseen muotoiluhankintaan on saatavilla sekä painettuna että sähköisenä versiona.

Hankkeen esiselvitys lähetettiin kesällä 2013 Uudenmaan kuntien ja Lahden luottamushenkilöille ja johtaville viranhaltijoille sekä muotoiluyritysten edustajille ja muille muotoilualan keskeisille toimijoille. Kyselyyn vastasi 53 kuntavaikuttajaa, 96 muotoiluyrityksen edustajaa ja 52 muuta muotoilualan toimijaa. Voit ladata raportin sivun vasemmasta laidasta.

Hankkeen tuloksia pähkinänkuoressa

  • Kuntien ja muotoiluyritysten molemminpuolinen kiinnostus on olemassa, mutta käytännön suunnitteluyhteistyö kariutuu usein jo alkumetreillä. Sekä tilaajat että tarjoajat tarvitsevat lisää tietoa muotoiluhankintojen erityispiirteistä: laadun painottamisesta, vuorovaikutuksen merkityksestä osana laatukriteeristöä, avoimen prosessin hallinnasta, tulosmittauksesta ja hankintailmoitusten paremmasta löydettävyydestä.
  • Jo muotoilun tarpeen tunnistaminen voi olla haaste. Usein prosessi lähtee huomiosta, että jotain pitäisi tehdä, mutta sen muuntumiseen konkreettiseksi hankintailmoitukseksi vaatii jo itsessään muotoiluosaamista. Tilaajien tulisikin harkita konsultoivansa muotoilualan osaajaa tai Ornamoa jo tarjouspyynnön hahmotteluvaiheessa, tukea on saatavilla. On syytä kuvata tarjouspyynnössä vain ongelmaa ja jättää ratkaisuehdotukset muotoiluammattilaisille.
  • Muotoiluyritysten on julkisissa hankinnoissa perusteltava toimintansa vaikuttavuutta ja kuvata keinoja vain osana prosessia, joka tähtää vaikuttaviin, mitattaviin, tuloksiin.
  • Jotta pienetkin yritykset saadaan mukaan julkisiin hankkeisiin, tarvitaan suurien urakoiden pilkkomista mikroyrityksille sopiviksi tai muotoiluyritysten yhteenliittymiä keskenään tai monialaisesti. Hankintojen paloittelun tavoite on edistymässä loppuvuodesta voimaan tulevassa uudessa hankintalaissa, joka kannustaa hankintojen jakamiseen osiin.
  • Muistettavaa on, että suuri osa muotoiluhankinnoista alittaa kansallisen hankintakynnyksen eikä hankintailmoituksia välttämättä löydy tietokannoista. Suorahankinnoissa henkilökohtaiset kontaktit korostuvat. Muotoiluyritys, muista, että julkisellekin sektorille on tehtävä markkinointia!
  • Yksittäisten muotoiluhankkeiden läpiviennin jälkeen seuraava haaste tilaajille on ottaa muotoilu osaksi kunnan tai muun julkisyhteisön strategiaa ja hyödyntää muotoilua kokonaisvaltaisemmalla tavalla. Mitä isommin muotoilu ajatellaan, sitä merkittävämpiä ovat uudistusten tulokset.

Aiheeseen liittyvä sisältö

Artikkeli

Millaisen pyörän kaupunkilainen haluaa?

Muotoilu otetaan osaksi julkisia hankintoja silloin, kun halutaan luoda palveluita, jotka todella palvelevat käyttäjiään.  Mitä käyttäjä palvelulta haluaa, miten hän…

Lue lisää
Koulutus

31.5. Ornamo-aamiainen: Hankintakokemuksia

Julkisella sektorilla toimiminen ja julkisiin hankintoihin osallistuminen vaativat muotoiluyritykseltä erityisosaamista. Ornamo-aamiaisella jaetaan jäsenten kesken kokemuksia ja vinkkejä: Mistä hankinnat löytää? Miten…

Lue lisää
Tiedote

Julkinen taide kiinnostaa kuntia

Julkisella taiteella haetaan nyt luovia ratkaisuja kuntien kehittämiseen. Voiko taide parantaa moottoritien turvallisuutta ja luoda parempaa suinympäristöä? Näin väittää Tien päällä…

Lue lisää